Многие компании продолжают использовать в документообороте факсимильные аппараты для отправки сведений в разные точки мира. У некоторых предприятий может не быть собственного оборудования или же система может выйти из строя. В этом случае можно отправить факс через интернет при помощи специальных сервисов.
Преимущества веб-сервисов в сравнении с программами на ПК для отправки факсов
Отправку документа на факс можно произвести альтернативным способом. Если оборудование сломано или отсутствует, можно установить на компьютер программы, например, VentalFax, позволяющие быстро переслать документ в нужную точку мира. Еще один вариант – использование встроенного функционала ОС Windows – «Связь и факс».
Программы удобные в применении, позволяют быстро и бесплатно отправлять документы без географических ограничений. Однако, для их активации нужен Dial-up модем. Это средство требует финансовых вложений, а также времени на установку, настройку, обучение сотрудников. В сравнении с ними отправка факса через интернет с помощью веб-сайтов гораздо проще и дешевле. Разобраться в системе сможет каждый сотрудник без дополнительного обучения и затрат.
Достоинства интернет-сервиса, о которых нужно знать пользователю:
- Отправлять и получать факсы любой пользователь может платно и бесплатно. Это позволяет экономить средства компании. А также выбирать нужный пакет функционала: стандартный или расширенный, в зависимости от вида деятельности и потребностей предприятия;
- Возможность делать отправку нескольким своим контактам или только одному. Можно настраивать массовую рассылку документа;
- Уведомление об проведенной отправке на телефонный номер по смс или на электронную почту;
- Возможность создавать, расширять и сохранять список адресатов;
- Пользователь получает личный факс-номер, на который будет получать документы от партнеров.
Опции могут корректироваться в зависимости от веб-сервиса.
Подробнее о функциональных возможностях на примере byFax
Сервис byFax дает возможность отправлять документы в более чем 250 стран мира – практически нет географических ограничений. Пользователю присваивается собственный факс-номер, соответствующий его стране, территории. Компания, которая использует услуги сервиса, получает полноценный функционал, позволяющий использовать интернет-сервис, как обычный факсимильный аппарат:
- Отправка с компьютера. Доступна возможность выбирать факс-номер отправителя/получателя из более чем 30 стран. Чтобы документ был доставлен в любую точку мира работает специальная система маршрутизации, позволяющая отправлять даже в самые сложные направления;
- Получить факс через интернет на свой компьютер. Система работает круглые сутки, главное – иметь доступ к интернету. Чтобы получить документ пользователю не нужен факсимильный аппарат. Достаточно иметь смартфон, iPad, компьютер. Файл приходит в PDF-формате на устройство или в аккаунт сервиса на веб-сайте;
- Рассылка документа нескольким контактам, возможность заранее планировать и выполнять автоматическую отправку выбранным адресатам.
На ресурсах системы byFax предусмотрено форматирование документов, позволяющее сохранять высокое качество файла. Для сохранения конфиденциальности используется шифрование SSL. Каждому пользователю доступно хранилище с ограниченным и неограниченным временем хранения данных. Доступна возможность делать зашифрованные резервные копии для безопасности хранения информации в облаке.
Система позволяет быстро делать рассылку. Можно использовать бесплатные варианты услуг, однако они удобны для тех, кому нужны однократные отправки. Если компания планирует перейти на постоянное использование услуг онлайн-систем, лучше приобрести платный вариант.