Главная страница Экономика Что такое СЭД-системы: основные аспекты работы с ними

Что такое СЭД-системы: основные аспекты работы с ними

01.10.2020

СЭД-системы Предпринимательская деятельность и официальное деловодство не могут обойтись без документооборота. Все чаще бумажный формат уступает место электронному, когда заявление или другие справки не нужно заверять письменной  подписью. Теперь достаточно просто подтвердить документы с помощью электронно-цифрового ключа и отправить по е-мейлу. Для этого разработано специальное программное обеспечение.

Понятие электронного документооборота

Современные СЭД-системы – это софт, разработанный для создания, форматирования, передачи документов между сотрудниками, подразделениями, предприятиями и инстанциям. В нем есть все необходимые инструменты для быстрой работы.

При желании и необходимости электронные документы можно переводить в бумажный формат. В таком случае для получения ими официального статуса требуется подпись руководителя и мокрая печать. В электронном виде достаточно электронно-цифровой подписи, выдаваемой аккредитованным сертификационным центром.

Кроме обмена официальной информацией, СЭД-системы позволяют назначать задания и следить за ходом их выполнения. Для этого существует возможность связки нескольких документов в одну группу или цепочку.

Для каких целей подходит СЭД

Возможности систем электронного документооборота обширны. С их помощью можно выполнять и контролировать множество задач и действий. Среди них:

  1. Внутренний обмен информацией между отделами. Например, сразу же после выгрузки товара на складе отдел продаж увидит его актуальное количество и закупочную цену. В то же время отдел закупок сможет следить за актуальным наличием и вовремя заказать новую партию.
  2. Ведение статистики. Для планирования бизнес-процессов важно знать успехи и поражения на протяжении определенного периода времени. Собрать статистические данные по одному или нескольких показателях получится всего парой кликов мышкой.
  3. Облегчение внутреннего оборота финансовых документов. Эта функция выгодна экономическому отделу и бухгалтерии. Работникам больше не нужно собирать по всему предприятию накладные, отчеты и выписывать квитанции. Все это доступно в соответствующих разделах.
  4. Упрощение сдачи отчетной документации. В СЭД-системах уже есть шаблоны документов в разные государственные органы. Несколько несложных действий позволят собрать все данные из связанных документов в единый отчет.

И это только незначительная часть возможностей, связанная с работой в системах электронного документооборота. С каждым днем разработчики софта стараются расширить функции. Благодаря этому руководители и сотрудники предприятий получают идеальные виртуальные офисы.

Теги:
НАВИГАЦИЯ
ВАШЕ МНЕНИЕ

Кандидат в президенты Южной Кореи заявил о намерении арендовать у России Дальний Восток. Как вы относитесь к этой идее?

Всего проголосовало
2 человека
Прошлые опросы

Наши проекты

Издательский Дом "Водолей" - купить книгу или заказать издание своей

Суды и выборы - информационный сайт о выборах в Приморье с 1991 года