Контроль поручений - это важная часть ежедневной работы руководителя.

В реальности часто контролем пренебрегают, надеясь на исполнительность сотрудников. Такая ситуация наблюдается во время авралов: либо при сдаче проекта, либо в конце квартала либо вследствие неполной укомплектации штата. Пренебрежение проверкой в 99% случаев рождает множество проблем.


Проблемы, рождаемые отсутствием контроля исполнения поручений

Спектр проблем широк. Наиболее распространённые последствия:

  1. Несоответствие результата заданию

  2. Просрочка выполнения поручения

  3. Невыполнение поручения

  4. Превышение запланированного расхода ресурсов: людских, денежных, сырьевых

Следует отметить, что отсутствие контроля проявляется не так часто, как его низкое качество.


Некачественный контроль

Исследования показывают, что низкое качество контроля выполнения поручений встречается в 90% действующих организаций.

Есть технология, которая помогает определить, насколько грамотно выстроен контроль. Для оценки качества необходимо в течение одной недели вести наблюдение за деятельностью руководителя. Мониторинг может вести как сам управленец, так и его помощник, секретарь.

Мониторинг сводится к поиску ситуаций, которые являются признаками непрофессиональной организации контроля поручений.

Вот эти ситуации:

  1. Руководитель возвращает задание на доработку, формулируя причину как «Изначально результат предполагался другим»

  2. Руководитель не создаёт ежедневных точек контроля для заданий длительностью более одного дня (то есть не проверяет промежуточные результаты)

  3. Руководитель и сотрудник обсудили вопрос, возникший при выполнении задания, и результат нигде не был зафиксирован

  4. Руководитель даёт неверную оценку степени завершённости проекта

  5. От момента сдачи задания до момента проверки результата проходит более одного дня

  6. Руководитель узнаёт о том, что задание не выполнено в срок, не в день дедлайна, а по прошествии некоторого времени

  7. Руководитель не может назвать точную причину, почему задание просрочено

При обнаружении хотя бы одной из ситуаций делается вывод, что существующий контроль требует улучшения.



Как наладить грамотный контроль исполнения

Чтобы выйти на самый высокий уровень профессионализма в контроле исполнения документов и поручений, необходимо выполнять следующие правила:

  1. Для каждого поручения установить срок сдачи (момент времени)

  2. При наступлении дедлайна сразу запрашивать у сотрудника результат

  3. Для поручений, которые будут выполняться более одного дня, установить ежедневные промежуточные проверки

  4. Фиксировать в письменном виде все промежуточные договорённости

  5. Проверять результат выполнения сразу после сдачи (возможно откладывание до конца дня, чтобы выполнить несколько проверок скопом)

  6. Исполнитель задачи должен незамедлительно сообщать руководителю о возникновении непредвиденных сложностей в процессе выполнения задания

  7. Исполнитель задачи должен незамедлительно сообщать руководителю о появлении вероятности невыполнения задания в срок, а также указывать причину этого



Инструменты контроля поручений

Разновидности инструментов:

  1. Бумажные планинги и органайзеры

  2. Информационные панели (канбан-доски, дисплеи-дашборды)

  3. Программы для компьютеров и смартфонов

Наиболее удобные инструменты - это программы.

Обратите внимание на программу ЛидерТаск. Она является одним из мировых лидеров в контроле поручений.

Вы можете установить ЛидерТаск на компьютер:



А также на смартфон:


ЛидерТаск поможет применять на практике все 7 перечисленных выше правил.

[Скачать ЛидерТаск]