Экономика
Как эффективно расходовать свое рабочее время?
Мария Седченко
Чем продуктивнее будет содержание вашго рабочего времени, тем успешнее будет карьера и финансовое состояние.
Руководители, бизнесмены, политики принадлежат к той категории деловых людей, которые стараются сделать как можно больше дел в рамках одного рабочего дня.
Но к концу дня под бременем напряжения и стресса Вы иногда обнаруживаете, что множество дел так и осталось незавершенным (хотя у Вас не было ни минуты свободного времени). В результате кроме физической усталости Вы чувствуете раздражение и досаду.
Чтобы эффективно распоряжаться своим рабочим временем, необходимо научиться четко различать:
во-первых, отвлекающие или второстепенные от основной работы моменты и научиться во время их устранять;
во-вторых, планировать свое рабочее время;
в-третьих, эффективно строить свой рабочий день. Рассмотрим подробнее.
1. Почему мне не хватает времени?
Проанализируем расход Вашего времени в рамках одного трудового дня и определим возникающий дефицит времени. Для начала отберите из предложенного списка “ловушек” времени те моменты, которые характерны для вашего стиля работы, и напротив него поставьте “галочку”. Постарайтесь в оценке быть предельно честным и самокритичным.
- Нет ясно сформулированных целей;
- Отсутствие решения о приоритетах в делах;
- Попытка решить слишком много дел за один раз;
- Отсутствие представления о предстоящих задачах и путях их решения;
- Плохое планирование трудового дня;
- Личная неорганизованность, “заваленный” бумагами рабочий стол;
- Чрезмерное чтение;
- Скверное ведение документооборота;
- Отсутствие интереса, попустительское отношение к работе;
- Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;
- Недостатки кооперации или разделения труда;
- Отрывающие от дел телефонные звонки;
- Незапланированные посетители;
- Неспособность сказать “нет”;
- Неполная, “устаревшая” информация;
- Отсутствие самодисциплины;
- Неумение довести дело до конца;
- Шум (отвлечение);
- Затяжные совещания;
- Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;
- Недостаточная или плохая связь для коммуникации (интернет, телефон, факс);
- Пустые разговоры на частные темы;
- Излишняя коммуникабельность;
- Чрезмерное ведение деловых записей;
- Синдром “откладывания” дел;
- Слишком большие временные промежутки между сменой занятий;
- Длительность ожидания (например, условленной встречи);
- Желание и стремление сделать всю работу самому;
- Недостаточный контроль над порученными делами.
Теперь попробуйте выбрать 5 позиций, наиболее характерных для вас. Проанализируйте и попытайтесь найти способ их устранения.
Для того, чтобы Ваше время не уходило впустую, каждый раз после выполнения очередного задания и в конце рабочего дня давайте оценку потраченным усилиям. Следующие вопросы помогут Вам в этом.
1. Была ли эта работа необходимой?
2. Были ли оправданы затраты времени?
2. Как я могу эффективно распланировать свой рабочий день?
После того, как Вы поняли, на что впустую тратится время, и приняли меры по их устранению, следующим шагом будет организация планирования времени. Приведенные ниже практические советы помогут Вам составить представление о наиболее эффективном распределении времени, а также дадут чувство уверенности в достижении поставленных целей.
План предстоящего рабочего дня составляется накануне, перед тем, как покинуть свой кабинет. Помните, что 10-минутная подготовка рабочего времени позволяет сэкономить до 2 часов рабочего времени, а также лучше справиться с важными делами.
Письменная запись плана предпочтительнее устного обдумывания актуальных дел. Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
Обычно деловые записи ведут в календарях-еженедельниках. Но подобные записи, как правило, помогают ориентироваться только в сроках и датах, так же, как расписание поездов - во времени прибытия и отправления. А то, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается. День не продумывается во всевозможных деталях в целях, сроках и задачах, а выглядит в произвольном установлении очередности дел.
При составлении очередного плана дня попробуйте его несколько расширить: тщательно группируйте, классифицируйте разнообразные задачи, проблемы, дела и соответствующее разделение времени. Например, для удобства ведения деловых записей в полном виде можно представить в виде таблицы.
В первой колонке отразите все, что Вы хотите или должны сделать на следующий день - это невыполненные накануне дела и добавившиеся дела. Можно употреблять сокращения, соответствующие деятельности или персоне, например, “С” - совещание, “П” - поездки, командировки, “Т” - телефонные разговоры, “В” - визиты, посещения, “Ч” - чтение документов, прессы, “ПР” - письменная работа (деловые письма), и т.д. Составленная запись вида “Т” - Зищенко (поломка компьютера)”, будет означать, что нужно позвонить Зищенко и пригласить его для ремонта компьютера.
В следующей колонке против каждого задания проставьте приблизительное время для его выполнения. Затем просуммируйте и определите ориентировочно общее время, необходимое для выполнения всех перечисленных задач.
В третьей колонке каждую задачу проанализируйте с точки зрения ее содержания и актуальности. Например, “^” - срочно, “!” - важно, “?” - выяснить, “+” - задача выполнена, “•” - обратить внимание, “0” - перенос на более поздний срок, “Х” - невыполнимая или требующая дополнительных затрат задача и т.д.
В 4 колонке рассмотрите каждую задачу с точки зрения возможности ее поручения подчиненному или коллеге.
И в последней колонке Вы зафиксируйте результат Ваших усилий над ней над каждой задачей.
В итоге план дня будет выглядеть примерно так:
Всегда перепроверяйте свои планы и изменяйте их, если поставленные цели не смогут быть достигнуты к указанному сроку. Если же Вы прописали себе определенное задание, то его необходимо довести до конца.
При составлении плана Вы должны охватить не более 60% Вашего общего рабочего времени, а 40% оставьте в качестве резервного времени для неожиданных дел. Обязательно рассматривайте каждую задачу в координатах “важность” - “срочность”. Отнесите ее в какую-либо категорию и принимайте соответствующее решение.
3. Как могу продуктивно использовать свое рабочее время?
Утром:
1. Хорошо позавтракайте и следуйте на работу без спешки. Следуйте правилу: “Ранний подъем - ранний отход ко сну”.
2. Утро для руководителя - самая эффективная и продуктивная часть рабочего дня. Т.к. в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% времени приносят лишь 20% общего итога. Поэтому свой рабочий день лучше начать с “особо важных” дел.
3. Начинайте день с позитивным настроением.
4. Принимайтесь за работу, по возможности, в одно и то же время.
5. Приступайте к работе без “раскачки”. Откажитесь от такого утреннего ритуала, как пространные обсуждения новостей или телепрограммы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время: например, на послеобеденное.
6. Пересмотрите составленный накануне вечером план дня, внесите коррективы.
7. Согласуйте свой рабочий план с секретарем.
Днем:
8. Избегайте незапланированных импульсивных действий - они приводят к дополнительным затратам времени.
9. Своевременно делайте паузы, соблюдайте размеренный темп. Оптимальное соотношение: 1 час работы - 10 минут перерыв.
10. Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями.
11. Стремитесь использовать незапланированные паузы в работе. Задайте себе вопрос: “Как я могу эффективно использовать эти минуты?”
12. Постарайтесь найти способы избежать регулярных посягательств на ваше время со стороны коллег, партнеров и т.д. Попробуйте учесть их привычки.
13. Выкраивайте свободный (закрытый) час для творческой работы, самообразования - время для себя. Занесите этот час в свой план так же, как Вы отводите время для совещаний. Используйте его для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер. Например, для повышения квалификации и других задач, которые зачастую тонут в суете дня. Отгородите себя от внешнего мира с помощью секретаря или просто закройте дверь в свой кабинет.
Вечером:
14. Завершите несделанное.
15. Просмотрите дневной план и сравните с результатами дня. Подведите итоги.
16. Составьте план на следующий день.
17. Наведите порядок на вашем столе: уберите все ненужные бумаги, папки, канцелярские принадлежности.
18. Осознайте ценность каждого дня для вашей жизни. Даже если Вы раздражены и находитесь в плохом настроении, благодаря подведению итогов сконцентрируйтесь только на положительных результатах.
19. Хотя бы часть дороги пройдите пешком. Порадуйтесь заслуженному отдыху после трудового дня.
И напоследок, руководителям, имеющим непунктуальных подчиненных или коллег, предлагаю использовать следующий совет в своей управленческой практике.
Назначая встречу на 10.30, скорее всего, ожидайте его появление к 10.35.
А вот предложение явиться в 9.29, будет воспринято буквально. Потому что подобная точность указывает на фантастически плотный, расписанный по минутам рабочий день. А может быть еще из-за любопытства служащих. Конечно, им нужно будет показать, что в 10.13 у вас начинается международный телефонный разговор, который закончится в 10.21. А шестнадцать минут совещания вполне достаточно для решения производственных вопросов - без пустых споров. Ведь в 10.37 к вам придет деловой партнер. Ясно, что вашим служащим придется отныне поворачиваться весьма проворно...
Надеюсь, используя эти нехитрые советы, Вы добьетесь решения большого количества задач с минимальным расходом времени. А по окончании рабочего дня Вы будете чувствовать удовлетворение от прожитого дня.
Желаю успехов в Вашем нелегком деле.
Мария Седченко.
| Код задачи | Задача | Время | Хар-ка | Поручение | Контроль |
| ПР | - изучение рынка | 2,5 ч. | ! | Соколов | + |
| В - Мальков | (экспертная оценка) | 1,0 ч. | ? | - | - | |
| Т - Соколов | (нехватка персонала) | 0,5 ч. | + | - | ?=4,0 |
 |
|
|
|
